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Comment éviter de surcharger notre équipe ?

Dans certaines métiers, le rythme de travail est relativement constant – il n’y a pas de pics et de creux d’activité. Cependant, dans des métiers tels que l’ingénierie, il existe une saisonnalité des projets.

Chez Kreyo, il arrive généralement que l’été soit  plus léger en terme de planning, tandis qu’en hiver, nous avons plus de projets à traiter.Quand le planning de charge est plutôt calme, tout le monde est plus tôt uniformément occupé. Pourant lorsque le rythme commence à s’accélérer, nous sommes confrontés au risque réel que certains membres de l’équipe soient beaucoup plus occupés que d’autres. Et le moment où il faut répartir les taches arrive. Nous distribuons les tâches courantes de manière à assurer l’efficacité de notre travail.

Qu’est-ce que l’efficacité au travail ?

En d’autres termes, être efficace au travail signifie atteindre un objectif en utilisant les ressources à disposition de la meilleure façon possible. Cela peut être le temps, mais aussi les compétences des collaborateurs mises à disposition pour réaliser un projet.

Comme nous ne pouvons toujours pas étirer le temps, quoi que nous fassions, nous avons toujours 24 heures par jour, dans notre équipe, nous avons mis en place un système de répartition des tâches en fonction des compétences de chacun de l’équipe.

Voici en quoi il consiste:
  • Première étape: Nous avons une réunion avec tous les membres de l’équipe pour noter les tâches que nous devons accomplir le mois prochain.
  • Deuxième étape: Nous classons les tâches par type, difficulté et délai.
  • Troisième étape: Nous déterminons quel membre de l’équipe est le mieux adapté pour chacune des tâches, en tenant compte de son expérience, de ses connaissances et de ses côtés forts.
  • Quatrième étape: Nous passons en revue la liste des tâches et à qui elles sont attribuées. Si l’un des membres de l’équipe se voit confier trop de tâches pour le délai imparti, nous redistribuons pour équilibrer la charge. En premier regard, c’est la dernière étape, mais il y en a une de plus, qui est peut-être la plus importante de tout notre système.
  • Cinquième étape : Chaque membre de l’équipe passe en revue les tâches qui lui sont confiées et dit s’il peut ou non s’engager dans leur mise en œuvre.

Pourquoi faison-nous cela ? Parce que l’engagement personnel est la première étape pour accomplir une tâche donnée. Si quelqu’un de notre équipe pense que les tâches sont trop lourdes pour lui ou ne correspondent pas à ses compétences, il a la possibilité d’exprimer son opinion. L’important est de le faire avant d’en venir à l’exécution du planning, afin de pouvoir redistribuer les tâches ou renégocier avec nos clients certaines tâches pour une exécution un peu plus tardive.

Au moment où chacun s’engage dans ses tâches, nous procédons à la mise en œuvre du plan.

Ces cinq étapes garantissent que même dans les périodes les plus occupées, notre équipe sera en mesure de gérer toutes les tâches de la meilleure façon possible. En appliquant ce système d’organisation, nous garantissons que nous maintiendrons la bonne qualité de notre travail, nous respecterons les délais auxquels nous nous sommes engagés, nous assurerons l’équilibre entre travail et temps libre pour toute notre équipe.

Si vous êtes un bureau d’études et vous rencontrez des difficultés dans l’organisation de votre équipe, contactez-nous pour discuter de la manière dont nous pouvons vous aider!

Vous pouvez consulter certains de nos projets ici : https://kreyo.bg/projets-fr/

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